Odpowiedź dotyczy wszystkich wersji programu Excel
Tabele, na których można w programie Excel wykonywać sortowanie, filtrowanie lub analizę danych za pomocą tabel przestawnych, powinny zawierać dane wpisane do wszystkich komórek tabeli.
Oznacza to, że w wierszach ani w kolumnach takich tabel nie powinny znajdować się komórki puste.
Czasem jednak, z przyczyn od nas niezależnych (np. w sytuacji, gdy dane do programu Excel są dostarczane z zewnętrznych programów), w tabeli "brakuje" niektórych informacji.
Puste komórki w poniższej tabeli powinny zawierać wpisy z komórki znajdującej się powyżej.
W takiej sytuacji, zwłaszcza w tabelach drukowanych na papierze, a nie analizowanych na komputerze, zamiast pustych komórek stosuje się zapis "jw.".
Zobaczmy, jak dokonać tego w tabeli programu Excel!
Krok 1
Aby tabelę z pustymi komórkami uzupełnić automatycznie wpisami znajdującymi się powyżej, należy najpierw zaznaczyć wszystkie puste komórki tabeli.
W tym celu:
- zaznacz dowolną komórkę należącą do tabeli
- naciśnij klawisz F5, który jest skrótem do polecenia Przejdź do (można również na karcie Narzędzia główne w grupie Edytowanie wybrać polecenie Znajdź i zaznacz, a następnie z listy wybrać polecenie Przejdź do)
- w oknie Przechodzenie do wybierz przycisk Specjalnie
- w oknie Przechodzenie do - specjalnie:
- wybierz opcję Puste
- wybierz przycisk OK
Po wykonaniu powyższych kroków w całej tabeli zostaną zaznaczone tylko puste komórki.
Krok 2
Kolejny etap polega na uzupełnieniu wszystkich zaznaczonych pustych komórek tabeli wpisami znajdującymi się w komórkach "powyżej".
W tym celu:
- naciśnij klawisz =, rozpoczynając w ten sposób wpisywanie formuły
- naciśnij klawisz strzałki do góry
- naciśnij klawisze Ctrl+Enter
Zaznaczone wcześniej puste komórki zostaną wypełnione formułą nakazującą wpisanie zawartości z komórki powyżej.
Krok 3
Na koniec, warto zadbać o to, by dane w tabeli były przechowywane jako wartości. Zapobiegnie to odczytywaniu przez formuły niepoprawnych wartości, gdy tabela zostanie np. posortowana.
W tym celu:
- zaznacz dowolną komórkę należącą do tabeli
- naciśnij klawisze Ctrl+A
- naciśnij klawisze Ctrl+C
- naciśnij klawisze lewy Alt+Ctrl+V
- w oknie Wklejanie specjalne:
- wybierz opcję Wartości
- wybierz przycisk OK
Po wykonaniu powyższych kroków na tabeli można bez obaw uruchamiać polecenia znajdujące się na karcie Dane.
Chcesz nauczyć się biegle posługiwać w programie Excel technikami podobnymi do opisanej powyżej? Zapraszamy na szkolenia z Excela do Centrum Edukacyjnego EduProfi w Poznaniu.